Påløpte kostnader – hvorfor du bør ha kontroll på din bedrifts kostnadsforpliktelser

Har du noen gang gjort et kjøp som burde vært unngått? Eller ikke vært i stand til å fakturere kunden din fordi du ikke var klar over kostnadene på rett tidspunkt? Disse problemene skyldes ofte at bedrifter ikke har passende systemer på plass for å spore påløpte kostnader.

Siden regnskapssystemet er designet for å se bakover, er det ikke lett å holde oversikt over alt som til slutt vil påvirke regnskapsbøkene dine.

Så hvorfor ikke fokusere mer på hva som faktisk påvirker virksomheten din?

Det er på det tidspunktet du inngår en forpliktelse at du kan påvirke det økonomiske resultatet. Resultatregnskapet i regnskapssystemet vil til syvende og sist bare gi utfallet.

I denne artikkelen vil vi gi noen innsikt i hva økonomiske forpliktelser er, hvem som drar mest nytte av å spore økonomiske forpliktelser, og hvordan du kan få full verdi av å spore økonomiske forpliktelser.

Hva er en påløpt kostnad / kostnadsforpliktelse?

En påløpt kostnad er en investering som en virksomhet allerede har gjort og ikke kan gjenopprette på noen måte, samt forpliktelser som allerede er gjort og som virksomheten ikke kan komme seg ut av. Man bør være klar over hvilke kostnader som er påløpte kostnader når man gjennomgår selskapets utgifter for mulige kutt eller salg av eiendeler.

Source: Accounting Tools – Committed cost definition

Picture: Eksempel som viser tidsforsinkelse fra når man forplikter en kostnad til når du ser den i regnskapssystemet.

I et prosjekt eller i din generelle virksomhet inngår du økonomiske forpliktelser. I mange situasjoner kan det ta lang tid fra en forpliktelse er inngått til fakturaen mottas fra leverandøren og er bokført i ditt økonomiske system . Dette representerer tidsforsinkelsen fra forpliktelser til du har en reell kostnad i ditt regnskapssystem.

Mange selskaper sporer allerede sine påløpte kostnader på en eller annen mpte, enten ved å opprettholde en liste over innkjøpsordrer, spore kostnader i et prosjekt, holde oversikt over et markedsføringsbudsjett eller generelle utgifter i selskapet.

Ofte administrert av flere regneark som dekker behovene til opprinnelsesstedet.

Hvem drar mest nytte av forpliktelsesregnskap?

Noen virksomheter drar mer nytte av å spore forpliktelser enn andre. Noen grunner til dette kan være:

• Volum – jo større andel eksterne kjøp utgjør av virksomheten din, jo viktigere er det å holde oversikt over de forpliktede kostnadene dine.
• Ledetid – lengre ledetid (tid fra forpliktelse til kostnad pådratt) betyr høyere volum av åpne forpliktelser til enhver tid og øker behovet for innsikt.
• Marginer – lavere marginer øker behovet for økonomisk disiplin.
• Kompleksitet – mer komplekse forpliktelser/kjøp (dvs. ikke-standard kjøp) øker betydningen av å ta riktig beslutning på forpliktelsestidspunktet.

Hvordan kan du dra nytte av å følge opp forpliktede kostnader?

De viktigste fordelene med å følge opp forpliktede kostnader er å ta bedre beslutninger (påvirkning) og økt effektivitet gjennom innsikt.

Ta bedre beslutninger (påvirkning)

Siden det er på tidspunktet du forplikter deg til en kostnad (for eksempel et kjøp) at du kan påvirke sluttresultatet, er dette tidspunktet du trenger riktig prosess og innsikt for å ta riktig beslutning. Her er noen eksempler på nøkkel spørsmål du kan trenge for å ta riktig beslutning/påvirkning.

1. Har du valgt beste leverandør? Bør du be om tilbud fra flere leverandører?
2. Er rammene for kjøpet korrekt?
3. Er vilkårene og betingelsene korrekte?
4. Hva var prisen vi betalte sist gang? Eller hva var volumet de siste 12 månedene?
5. Bør en annen kollega godkjenne kjøpet?
6. Er kjøpet innenfor budsjettet mitt?

Økt effektivitet gjennom bedre innsikt

De fleste virksomheter har prosesser der de trenger innsikt i forpliktelser. Dette kan være

• Avdelingsleder eller prosjektleder trenger å vite fremdrift mot budsjett
• Innkjøperen trenger oversikt over utestående kjøp
• Regnskapsføreren trenger innsikt for å gjøre riktige økonomiske avsetninger
• Regnskapsføreren trenger riktig innsikt for å håndtere fakturaer riktig
• Økonomiavdeling trenger å oppdatere selskapets likviditetsprognose

Som et resultat blir flere personer ofte opptatt av å håndtere dette manuelt på en ad hoc/månedlig basis. Ved å følge opp dine økonomiske forpliktelser, vil du ha innsikt til å automatisere disse prosessene.

Hvordan kan du følge opp forpliktede kostnader?

De tre vanligste måtene å følge opp forpliktede kostnader på er:

1. Regnskapssystem med forpliktelsesregnskap – ofte har bare de større og mer komplekse regnskapssystemene denne funksjonaliteten.
2. Innkjøpsordresystem – du kan effektivt spore økonomiske forpliktelser i et innkjøpsordresystem.
3. Regneark/Excel – mange selskaper bruker regneark for å spore økonomiske forpliktelser. Det er lett å implementere, men har flere begrensninger.

Bilde: Utklipp av godkjenning i CostTracker som gir det innsikt over forpliktelser i sanntid. 

Se også:

5 grunner til å bruke innkjøpsordre i din bedrift

8 great benefits of using a purchase order system

CostTracker is a cloud-based purchase order software designed to provide you total control of financial commitments and improve financial decision making. CostTracker makes cost control easy for many customers all over the world and can be used as stand-alone or integrated with your accounting software.