Alle bedrifter gjennomfører flere innkjøp i løpet av et år. Ofte bestilles da varer og tjenester uformelt, men ved å gjøre dette løper man en stor risiko for å kaste bort både tid og penger. Her tar vi for oss 5 gode grunner for å benytte innkjøpsordre aktivt i din virksomhet.

Innkjøpsordre er ikke kun for store bedrifter

Innkjøpsordre er et verktøy til bedre lønnsomhet og oversikt. De største og mest suksessfylt selskapene har innsett dette for lenge siden, men vi ser nå at dette gjør seg gjeldende i stadig flere små- og mellomstore selskaper. La oss se på noen av de viktigste årsakene til dette.

1.  Klare avtaler sikrer deg mot kostbare misforståelser

Vi har alle opplevd å motta en faktura som er dyrere enn forventet. Ofte skyldes dette uklare avtaler som lett kan unngås.

Ved å ta i bruk innkjøpsordre så inngås det en avtale ved aksept av denne som sikrer at varen eller tjenesten blir levert til rett tid og til rett pris. Legger du også med dine standard innkjøpsbetingelser sikrer du deg mot negative overraskelser.

Følgende bør være med i alle bestillinger:

  • Tydelig beskrivelse på vare eller tjeneste
  • Leveringsbetingelser
  • Leveringsdato
  • Betalingsbetingelser
  • Standard bestilling- og leveringsinstrukser

Det virker elementært, men i uformelle bestillinger så er dette typiske kilder til misforståelser (og tilhørende ekstra kostnader og unødvendig tidsbruk)

2. Godkjenning av kostnad FØR faktura mottas

Mange har gode rutiner på fakturagodkjenning, men når fakturaen kommer er det som regel altfor sent å gjøre noe med kostnaden.

Ved bruk av innkjøpsordre foregår denne godkjenningen FØR innkjøpet gjennomføres, på et tidspunkt hvor man fortsatt har alle muligheter åpne.

Skal man forhandle på prisen? Skal man sjekke pris et annet sted? Er det mulig å viderefakturere kostnaden? Dette er spørsmål det er mulig å gjøre noe med før bestillingen gjennomføres. Når fakturaen kommer har toget gått.

3. Gir verdifull informasjon til hele organisasjonen

Innkjøpsordre inneholder mye verdifull informasjon for store deler av organisasjonen. Det kan være hvorvidt en spesifikk ordre er plassert, når vi forventer en stor leveranse eller når betaling for en vare eller tjeneste er avtalt.

Setter man i tillegg disse innkjøpsordrene i et system vil en enda større del av organisasjonen ha nytte av informasjonen. Gode innkjøpsordre danner grunnlag for tydelig kommunikasjon, eksternt og internt.

4 Tar vekk risiko for å betale falske fakturaer

Falske fakturaer er et økende problem, og det er høytid for dette i spesielt ferieavvikling hvor mange firmaer har vikarer. De ser ekte ut og trusler om bøter dersom man ikke betaler i tide gjør at mange blir lurt av disse.

Les mer om falske fakturaer hos Sticos:

https://www.sticos.no/fagstoff/falske-fakturaer-i-ferieavviklingen

Ved bruk av innkjøpsordre vil du sikre gode rutiner for å unngå nettopp slike svindelforsøk. Dersom alle fakturaer ventes inn med et innkjøpsordrenummer som referanse vil du lettere kunne identifisere falske fakturaer!

5. Enkel fakturamatching og god sporbarhet

Det er lettere må matche fakturaer mot allerede godkjente innkjøpsordre og det tar vekk behovet for tidkrevende fakturagodkjenninger. I tillegg har man god sporbarhet på fakturaen. Dette gjør at du raskt kan gi revisor nødvendig dokumentasjon og spare både tid og penger på revisjon.

Hvordan komme i gang med innkjøpsordre?

Dersom din bedrift har et stort antall innkjøp i løpet av et år og ikke benytter innkjøpsordre er sannsynligheten stor for at det er gevinster å hente på å benytte innkjøpsordre.

Dette kan gjøres med manuelle/papirbaserte innkjøpsordre eller man kan vurdere å se på et innkjøpsordresystem. Disse systemene er designet for å enkelt gi brukerne full oversikt.  Ny teknologi gir muligheter for å redusere innkjøpskostnadene og samtidig effektivisere arbeidet betraktelig.

Ønsker du å teste et moderne, skybasert innkjøpsordresystem ta gjerne kontakt med oss. CostTracker er et superenkelt innkjøpsordresystem for små og mellomstore bedrifter.