Hva er en Cost Breakdown Structure (CBS) og hvorfor er det viktig?

Hva er en Cost Breakdown Structure / Kostnadsstruktur (CBS) og hvorfor er det viktig?

En viktig del av kostnadskontroll i et prosjekt er å ha en struktur for å estimere og følge opp prosjektkostnader. En lettfattelig nedbryting av kostnader gjør det lettere å forstå hvordan prosjektet går i forhold til planen. I følge ProsjektNorge kan en kostnadsstruktur defineres som “en hierarkisk inndeling av prosjektkostnaden i kostnadsarter”, men det er mest vanlig å bruke det engelske ordet når man refererer til dette.

I denne artikkelen vil vi beskrive hva en Cost Breakdown Structure (CBS) er og hvorfor det er viktig. Vi vil også se på verktøy du kan bruke for å sikre god kostnadskontroll i prosjektene dine.

Hva er Cost Breakdown Structure (CBS)?

En Cost Breakdown Structure (CBS) er et begrep innen prosjektledelse. Den er tett knyttet til det som kalles en Work Breakdown Structure (WBS).

Mens WBS representerer alle oppgavene som må utføres innenfor et prosjekt, representerer CBS alle kostnadene som vil påløpe i prosjektet.

En god cost breakdown structure gir innsikt i overskridelser eller underskridelser i forhold til planen din. Å ha en god struktur gjør det enkelt å forstå avvik.

Når du ser avvik fra planen innen en kostnadskategori tidlig, er det lettere å ta de riktige beslutningene for forbedring. Noen kan ha gjort en feil. Det kan være tilfeller der visse kostnadselementer var utenfor den opprinnelige rammen. Hvis dette skjer, kan kostnadene være gjenstand for fakturering til kunden. Videre vil du enkelt kunne identifisere områder du kan redusere utgifter for å sikre at du holder deg til planen.

Viktige hensyn når du etablerer din CBS

Når du setter opp din CBS, er det noen praktiske problemstillinger du bør vurdere.

For det første er det viktig å være klar over at alle data må legges inn på det laveste nivået i din CBS. De høyere kategoriene (oppsummeringsnivå) er bare en oppsummering av de underliggende kategoriene (inndata-nivået).

Du vil ha en struktur som gir god innsikt. Dette kan bety god innsikt for å evaluere avvik og på en logisk måte som gir mening for virksomheten din.

You want a structure that provides good insight. This might mean good insight to evaluate deviations and in a logical way that makes sense for your business.

• Hva slags verdifull informasjonen vil strukturen sannsynligvis gi?
• Hvordan kan strukturen brukes når man evaluerer gjennomføring underveis og når man evaluerer prosjektet i sin helhet?

Et annet praktisk tips er at du vil forsikre deg om at strukturen er i tråd med andre viktige prosesser. Som et eksempel blir ofte et budsjett opprettet basert på et godkjent tilbud til en klient. Er det enkelt å konvertere tilbudet til din CBS?

Videre, når man legger inn innkjøpsordrer (PO-er), er det enkelt å plassere ordre mot de riktige kategoriene? Hvis du holder strukturen justert, vil det være lettere å få nyttig informasjon fra CBS som kan brukes til å forbedre viktige prosesser i organisasjonen.

Hvis prosjektet ditt består av ulike faser eller arbeidspakker, vil det være fornuftig å bruke disse som en del av din kostnadsstruktur (CBS). Dette vil gjøre det enklere å evaluere økonomien i prosjektet når hver fase avsluttes.

Hvorfor er det viktig å bruke en Cost Breakdown Stucture (CBS)?

1.- Du vil få bedre kontroll på kostnadene og budsjettene dine

Å dele opp kostnader i logiske kategorier gjør kostnadskontrollen enklere. På denne måten kan du enkelt se hva du forplikter deg til i forhold til utgiftene innenfor en kostnadskategori (i motsetning til totalbudsjettet) og på et mer aggregert nivå (sammendrag).

2.- Du får bedre innsikt

Å allokere utgifter på kostnadskategorier gir deg også bedre innsikt i hvor mye du bruker innenfor ulike kostnadskategorier. Denne innsikten er viktig for å forstå hvordan du ligger an i forhold til budsjettet. Du vil ha den innsikten du trenger for å ta viktige forretningsbeslutninger.

3 – Du kan bruke det som referanse for prising (slik at du ikke går glipp av noe)

En salgsordre til en kunde er ofte basert på et kostnadsestimat som er brutt ned i kostnadskategorier. Å ha god innsikt i faktiske kostnader fra tidligere budsjetter kan øke kvaliteten på kostnadsestimatet. Det kan også fungere som en sikkerhet for at alle typer kostnader er fanget opp. Å sørge for at kostnadsgrunnlaget er korrekt, er viktig for å sikre at du får riktig fortjenestemargin.

Hvor bør du strukturere og følge opp din Cost Breakdown Structure (CBS)

Noen selskaper bruker Excel, andre lager en struktur ved å bruke kontoplanen sin. Andre bruker dedikerte systemer, som et innkjøpssystem eller et prosjektstyringssystem.

Det er lett å komme i gang med regneark, men de kommer med flere begrensninger. Typiske begrensninger er datakvalitet, på den strukturelle siden og delingsmuligheter.

Å bruke regnskapssystemene vil gi deg det fulle sannheten, men siden regnskapssystemet er strukturert for å se på historien, vil du ikke få full synlighet før prosjektet er over. I tillegg er formålet med kontoplanen å sikre riktig offentlig rapportering og skattebehandling, i stedet for å gi innsikt i kostnadene i et prosjekt. På rapporteringssiden fokuserer regnskapssystemet hovedsakelig på regnskapsårene, i stedet for prosjekttidslinjen.

Å bruke et innkjøpssystem vil la deg fange kostnader i en kategori fra tiden du godkjenner kostnaden internt, og hjelpe deg med å få sanntidskontroll over kostnadene gjennom hele prosjektet. Du vil også kunne fange opp eventuelle avvik mellom et kjøp og faktura for å sikre samkjøring med regnskapssystemet. Du vil også få flere andre fordeler, som å fange opp kvitteringer for varer, dele relevant data med andre i teamet og på rapporteringssiden.

CostTracker er et skybasert innkjøpssystem designet for å gjøre kostnadskontrollen enkel. Systemet inneholder unike funksjoner for prosjektbaserte selskaper. CostTracker er designet for å være enkel å bruke og komme i gang med. Du kan bruke CostTracker som et frittstående system eller integrert med din regnskapsprogramvare.

CostTracker hjelper hundrevis av selskaper over hele verden med å ha total kostnadskontroll.

Andre aktuelle artikler:

5 grunner til å bruke innkjøpsordre i din bedrift

Benefits of using a purchase order system