Innkjøpsordre vs. innkjøpsrekvisisjoner

Hva er innkjøpsrekvisisjoner?

En innkjøpsrekvisisjon er det første steget i innkjøpsprosessen. Dette er et internt dokument som du eller en av dine ansatte bruker for å formelt be om å kjøpe varer eller tjenester. Dette er spesielt nyttig i små og mellomstore bedrifter innen engineering og byggebransjen, hvor både budsjettkontroll og prosjektregnskap er viktige faktorer for å lykkes med prosjektet.

Formål: Formålet med en innkjøpsrekvisisjon er enten å be om tillatelse eller sende foresøprsel om å gjøre et innkjøp. Denne kan være bred eller detaljert, avhengig av hva som er nødvendig for prosjektet ditt.

Bruk: Det fungerer som det første steget etter at du har identifisert behovet for et produkt eller en tjeneste. Dokumentet sendes deretter til godkjenning hos riktig avdeling før du går videre til å opprette en innkjøpsordre.

Innhold: Bør inneholde beskrivelse av varen eller tjenesten, antall, foretrukket leverandør og estimert kostnad.

Fordeler med innkjøpsrekvisisjoner:

• Forbedret budsjettkontroll: Godkjenning før kjøp hjelper med å holde seg til budsjettet.
• Bedre oversikt: Klare oversikter over forespurte innkjøp gir deg bedre kontroll over prosjektregnskapet.
• Samsvar og sporbarhet: Dette sikrer at alle kjøp følger bedriftens retningslinjer.

Ulemper ved manuelle rutiner:

• Tidkrevende: Godkjenningsprosessen kan forsinke innkjøpet, spesielt hvis det tar lang tid å få nødvendige signaturer.
• Risiko for feil: Manuelle prosesser kan føre til feil, særlig hvis informasjonen ikke er tydelig dokumentert.

Ulike typer innkjøpsrekvisisjoner:

• Standard innkjøpsrekvisisjon: Brukes for daglig drift.
• Kontinuerlig innkjøpsrekvisisjon: For repetitive kjøp, som for eksempel månedlige leieavtaler.
• På kapitalkjøp: For større investeringer, som kjøretøy eller utstyr.
• Prosjektrelaterte innkjøpsrekvisisjoner: For kjøp av varer og tjenester spesifikke for et prosjekt.

I en effektiv innkjøpsprosess blir en innkjøpsrekvisisjon omgjort til en innkjøpsordre etter at den er godkjent. Dette sikrer at flere personer har sett og godkjent forespørselen, noe som gir en ekstra sikkerhet for at kjøpet er nødvendig og budsjettmessig forsvarlig.

Prøv sjekklisten: 10 kriterier for riktig valg av innkjøpssystem

Hva er innkjøpsordre?

En innkjøpsordre er en formell bestilling du sender til leverandøren for å kjøpe varer eller tjenester. Dette dokumentet inneholder detaljer om hva som skal kjøpes, mengde, pris, leveringsdato og betalingsbetingelser. Det er et kritisk element i innkjøpsprosessen, da det sikrer at både du og leverandøren er enige om detaljene i kjøpet.

Formål: Formålet med en innkjøpsordre er å formelt bekrefte og avtale et kjøp.

Bruk: Det opprettes etter godkjent innkjøpsrekvisisjon; fungerer som en kontrakt mellom bedriften og leverandøren.

Innhold: Spesifikke detaljer om varer eller tjenester, avtalte priser, leveringsdatoer og betalingsbetingelser.

Fordeler med innkjøpsordre:

• Tydelighet og kontroll: Sikrer at alle parter er enige om detaljene.
• Bedre budsjettstyring: Klare kostnadsoversikter gir bedre økonomistyring.
• Juridisk beskyttelse: Gir juridisk sikkerhet dersom noe går galt.

Ulemper ved manuelle rutiner:

• Tidkrevende: Utarbeidelse og godkjenning av innkjøpsordre kan være tidkrevende.
• Mangler i dokumentasjon: Manuelle rutiner kan føre til mangelfull dokumentasjon, noe som kan skape problemer senere. Det er viktig å huske at opplæring av organisasjonen er nødvendig for å minimere denne risikoen og sikre en smidig innkjøpsprosess.

Oppsummering

Innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordre er verktøy som kan gjøre hverdagen din enklere ved håndtering av innkjøp i prosjekter. En innkjøpsrekvisisjon er din interne forespørsel om å få kjøpe varer eller tjenester. Som gir deg bedre budsjettkontroll og oversikt. Når denne er godkjent, blir den omgjort til en innkjøpsordre. Innkjøpsordre er den formelle bestillingen som sendes til leverandøren. Dette sikrer tydelighet, kontroll og juridisk beskyttelse i prosjektet ditt.

Bruken av begge dokumentene i innkjøpsprosessen kan redusere feil, spare tid og gi deg bedre økonomistyring. Dersom bedriften din har mange innkjøp i løpet av året, kan det være store fordeler ved å implementere innkjøpsordre.

Og ønsker du å unngå ulempene ved manuelle rutiner? Da bør du vurdere et moderne, skybasert innkjøpsordresystem som gjør hele prosessen enda mer effektiv. CostTracker er en brukervennlig løsning som passer bra for små og mellomstore bedrifter som jobber prosjektbasert.