Gevinster ved å bruke et innkjøpsordresystem

I PWCs benchmark 2018 rapport viser de blant annet til at de beste økonomifunksjonene har digitalisert en større del av purchase-to-pay prosessen. Her kan du lese mer om hvilke gevinster du kan forvente ved å implementere et innkjøpsordresystem.

Vi ser ofte at selskaper benytter Excel eller Word-maler for å lage innkjøpsordre.

Selv om gevinstene ved å bruke innkjøpsordre er mange, mener vi de går glipp av store verdier ved å ikke benytte et system til å hjelpe seg. BCG anslår at et selskap kan spare inntil 10% av kostnadene og inntil 30% av tiden på å digitalisere innkjøpsprosessen.

Vi skal se litt nærmere på hvilke type gevinster du kan oppnå.

Helsesjekk: 10 kriterier for riktig valg av innkjøpssystem

Du sparer tid

Ved å benytte et innkjøpsordresystem sparer du tid i alle ledd:

• Du sparer tid på datainnlegging
• Du sparer tid på intern godkjenning ved elektronisk godkjenning
• Du sparer tid på å ha kontroll på tidligere bestillinger eller utestående
• Du sparer tid på fakturabehandling
• Du sparer tid på budsjettoppfølging (se nedenfor)

Når samhandlingen rundt innkjøp skjer i innkjøpsordresystemet, har alle dessuten tilgang på samme informasjon til enhver tid.

Du sikrer god datakvalitet

Excel og Word er sårbart med tanke på oppdatering av innkjøpsordrenummer, endring av adresser og annen viktig informasjon. I et innkjøpsordresystem er dette derimot ivaretatt ved automatisk tildeling av innkjøpsordrenummer, automatisk oppdatert informasjon og obligatoriske felter.

Du får bedre kontroll

I et innkjøpsordresystem kan man legge til viktig informasjon relatert til en innkjøpsordre utover innkjøpsordren som sendes til leverandør.

Det kan være:

• Informasjon tilknyttet behandling av faktura (konto, avdeling, prosjekt)
• Informasjon rundt viderefakturering eller behandling kostnader
• Filvedlegg som er relatert til innkjøpsordren (for eksempel tilbud)

I et innkjøpsordresystem kan dette for eksempel legges til som felter eller kommentarer relatert til innkjøpsordren som gjør at man får all relevant informasjon på ett sted.

Du får budsjettoppfølging i sanntid

Mens det tar lang tid fra en bestilling utføres til en faktura blir synlig i regnskapssystemet vil man i innkjøpsordresystemet se alle forpliktede kostnader til enhver tid.

Ved å benytte innkjøpsordresystemet til budsjettoppfølging får du full kontroll ved at du til enhver tid har et «live» bilde av hvor mye som er forpliktet på et budsjett. Ved å ha full kontroll er du i stand til å ta bedre avgjørelser og du ser tidlig om det oppstår problemer med å overholde budsjettet.

Matching av innkjøpsordre mot faktura sikrer at du fanger opp eventuelle avvik mot faktura og at innkjøpsordresystemet og regnskapssystemet til enhver tid er «i sync».

Som et resultat brukes det mindre tid på rapportering og mer tid på proaktiv budsjettoppfølging.

Du får et søkbart arkiv

Et søkbart arkiv er en informasjonskilde som hjelper deg på mange måter. Her kan du enkelt finne tidligere bestillinger, hente informasjon om hvor mye som har blitt bestilt fra en leverandør i løpet av en periode, henter rapporter over bestillinger knyttet til et budsjett osv.

Dette er informasjon som kan hjelpe deg å få bedre kontroll på kostnadene eller for å optimalisere priser og betingelser.

Du forenkler intern godkjenning

Godkjenning av innkjøpsordre via e-post eller papir er tidkrevende. E-poster må følges opp og papir kan bli borte. Ved å benytte et innkjøpsordresystem har man full oversikt over hvilke innkjøpsordrer som er til godkjenning og hos hvem. I tillegg blir historikken sporbar.

Du sikrer bedre kontroll på data

Gjennom tilgangsstyring kan du bestemme hvem som skal ha tilgang til å se, endre, godkjenne data i innkjøpssystemet.

Du unngår å bli personavhengig

Med et system på plass er du ikke lenger avhengig av den interne IT eksperten eller av å vite hva som er sendt fra mailboksen til den enkelte. Alle finner oppdatert informasjon i innkjøpssystemet.

Stadig ny teknologi og integrasjoner skaper muligheter som små-/mellomstore bedrifter ofte er først ute med å ta i bruk. Devold Consulting har skrevet et innlegg om dette temaet, les gjerne mer her: https://www.devoldconsulting.no/blogg/smabedriftene-gar-foran-i-teknologiutviklingen/

Ønsker du å lese mer om innkjøpsordre kan du ta en titt her.

Kilder:

Du finner hele rapporten til PWC her (https://www.pwc.no/no/publikasjoner/fremtidens-okonomifunksjon.html)

Du  finner hele rapporten til Boston Consulting Group her: https://www.bcg.com/capabilities/procurement/digital.aspx