Effektiv kostnadskontroll i prosjekter for bygg- og anleggsbransjen

Budsjettsprekk eller kostnadsoverskridelse er dessverre ikke ukjente begreper. Spesielt for deg som jobber med prosjekter innen bygg- og anleggsbransjen. Utfordringer med å holde kostnadene under kontroll er et tilbakevendende tema. Forskning viser faktisk at rundt 40-45% av prosjekter ikke blir fullført i tide eller innenfor budsjettet (KPMG, Effective Project Controls. Confidence in Delivery). Det er med andre ord på høy tid å se nærmere på løsninger som kan gi deg bedre kostnadsstyring og økt effektivitet.

Du som sitter på økonomiansvaret vet hvor avgjørende for kost og suksess i prosjekter det er å etablere gode rutiner for kostnadskontroll. Et enkelt Google-søk avslører utallige eksempler på prosjekter som har støtt på utfordringer med å holde kostnadene i sjakk.  

Ta for eksempel Fornebubanen, som endte opp med en pris som var fem ganger høyere enn først antatt (https://www.aftenposten.no/oslo/i/O82PLq/fornebubanen-i-rute-men-til-femdobbel-pris). Eller stupetårnet som opprinnelig hadde en prislapp på 1,5 millioner kroner, men som endte opp med en endelig kostnad på 25,8 millioner kroner. (https://www.nrk.no/nyheter/stupetarn-pa-hamar-er-millionsluk-1.12769890)  

Det kan virke som at jo større prosjekt, jo flere ting kan potensielt gå galt (eller i hvert fall ikke helt etter planen). Bedrifter innen bygg og anlegg står overfor konstante press fra både kunder, leverandører og markedsforhold, og derfor er det essensielt å ha gode verktøy som effektiviserer og forenkler denne prosessen. Hvordan tenker du kanskje? Er det ikke godt nok med standard proffløsninger fra anerkjente byggevarekjeder? For å finne løsningene må vi ta en titt på hvilke utfordringer som må løses. 

Få guiden: Har du god kostnadskontroll i bedriftens innkjøpsrutiner?

Typiske fallgruver knyttet til kostnadskontroll 

Vanlige utfordringer for deg som jobber i prosjektbaserte bedrifter i bygg- og anleggsbransjen: 

• Uklart scope på prosjektet/avtale med kunde: En avtale med kunden bør inkludere spesifikasjoner om hva som er inkludert i leveransen og til hvilke tider det forventes å bli levert. Gjør man en dårlig jobb her risikerer man misforståelser, forsinkelser og misnøye hos både kunden og leverandøren. 
• Scope creep/omfangsendringer: Når et prosjekt gradvis utvides utover sin opprinnelige plan, enten ved å legge til nye oppgaver eller endre eksisterende, kan dette resultere i forsinkelser og økte kostnader. 
• Uklare avtaler med underleverandører: Dette kan skape friksjon, diskusjoner og usikkerhet rundt kostnadsestimater og andre forventninger. 
• Informasjonsoverbelastning: Bedrifter kan miste oversikten over prosjektdetaljer, noe som kan føre til feil i budsjettering og kostnadskontroll. 
• Forsinkelser i bestillinger: Problemer med å få levert materialer i tide kan føre til kostnadsoverskridelser. Her er god timing og klare rutiner nøkkelen. 
• Manuelle rutiner: Bruk av Excel, dokumenter og ikke minst lagring av faktura i varebilens dashbord kan føre til feil, forsinkelser og manglende nøyaktighet i kostnadsstyringen. 

Disse fallgruvene kan påvirke deg ved å føre til økte kostnader, forsinkelser i prosjektgjennomføring og generell ineffektiv kostnadskontroll. Dette kan igjen ha en negativ innvirkning på lønnsomhet og kundetilfredshet i bedriften din.

Veien til kostnadseffektivitet 

For at du skal oppnå effektiv kostnadskontroll i bygg- og anleggsprosjekter, er det viktig å ha en helhetlig tilnærming. Her er nøkkelfaktorene som er avgjørende for din suksess: 

1. Realistisk og detaljert budsjett: Et solid budsjetteringsgrunnlag, inkludert materialer, tjenester, arbeidskraft og utstyr, er avgjørende for å unngå å overskride budsjettet.

2. God planlegging og rutiner: Fra tidsplanlegging til gode innkjøpsrutiner, er planlegging en nøkkelkomponent for å opprettholde kostnadskontroll. Dette inkluderer også klare avtaler med både kunder og leverandører. Målet er å skape et grunnlag som minimerer friksjon mellom partene.

3. Overvåking og rapportering: Kontinuerlig overvåking av prosjektstatus og rapportering av avvik er verdifullt. Et innkjøpsordresystem gir deg sanntidsinformasjon og varslinger, slik at du raskt kan identifisere og håndtere eventuelle avvik.
   
4. Risikostyring: Planlegg nøye for risiko og ha en strategi for å håndtere og redusere den. Dette kan inkludere å sikre tilgang på materialer og håndtere prisendringer. Innfør dagbøter i kontrakter med underleverandører, når det er mulig. Dagbøter bør inkluderes i avtaler med underleverandører, når det er mulig. Dette reduserer risikoen ved å sikre at du ikke er alene om å bære ansvaret.

5. Endringshåndtering: Tydelig håndtering av endringsordre er avgjørende for å unngå kostnadsoverskridelser og sikre at alle parter er enige om endringene.

6. Bruk av teknologi: Implementering av moderne teknologi, som innkjøpsordresystemet CostTracker, gir deg kontinuerlig oppdatert informasjon og forenkler prosjektstyringen og minsker risikoen for feil og unøyaktighet.

7. Sikre kontinuerlig læring: Evaluer hvert prosjekt for å finne ut hva som fungerte bra og hva som kan gjøres bedre neste gang. Dette bidrar til bedre kostnadskontroll og forbedrer konkurranseevne og marginer. 

Visste du at: CostTracker fungerer som en sentral plattform for informasjon, gir full oversikt og kontroll, og reduserer kostnadene betydelig. Dette gir deg muligheten til å bruke mer tid på viktige oppgaver som oppfølging, kommunikasjon og prosjektstyring. Dette resulterer i fornøyde involverte parter og vellykkede prosjekter.

Fordelene du har med CostTracker: 

• Innkjøpsordre: Innføring av innkjøpsordre sikrer tydelige avtaler med leverandører ved hjelp av standardmaler og effektive prosesser. 
• Budsjettrapport: Få oversikt over planlagte kjøp, inngåtte forpliktelser, og faktiske kostnader. 
• Likviditetsprognose: Hold deg oppdatert på fremtidige betalingsforpliktelser, automatiske oppdateringer basert på inngåtte avtaler med leverandør. 
• Utførte bestillinger: Få detaljert informasjon om gjennomførte innkjøp. 
• Prisutvikling på produkter: Få innsikt i kostnadsendringer for materialer og utstyr. 
• Leveranse: Se en oversiktlig visning av planlagte leveranser. 
• Digital arbeidsflyt: Effektiviser arbeidshverdagen din med digital arbeidsflyt. Ta i bruk profesjonelle innkjøpsmaler for å sikre tydelige avtaler, og bruk digital godkjenning for å effektivisere innkjøpsprosessen.
   

Konklusjon 

Effektiv kostnadskontroll i byggebransjen avhenger av gode rutiner sammen med riktig verktøy. Et innkjøpsordresystem gir deg som jobber med økonomi en unik mulighet til å ha full kontroll og oversikt over bestillingene dine. Ved å benytte sanntidsinformasjon og automatiserte rapporter kan du unngå manuell rapportering og raskt identifisere eventuelle avvik. Dette gir ikke bare bedre kostnadskontroll, men frigjør også verdifull tid som kan brukes på strategisk planlegging, oppfølging og ellers god prosjektstyring.

Lurer du fortsatt på om du har god nok kostnadskontroll i din bedrift?