5 trinn for å finne det beste innkjøpsordresystemet for din bedrift

Det kan være store fordeler med å implementere et innkjøpsordresystem i virksomheten din. Imidlertid kan det å finne det rette være avgjørende for å sikre en god implementering og sikre at du får verdiene du forventer fra systemet.

I denne astikkelen vil vi gi deg nyttig informasjon om hvordan du kan sikre en god prosess når du leter etter et nytt innkjøpsordresystem.

Hva er et innkjøpsordresystem?

Et innkjøpsordresystem er en automatisert måte å håndtere innkjøpsordrer i organisasjonen din på.

Det kan inkludere prosesser som innkjøpsplanlegging, innkjøpsforespørsler, innkjøpsordrer, varemottak, automatisering av fakturabehandling, samt mer.

Hvilke verdier kan du forvente fra et innkjøpsordresystem?

Noen av de viktigste verdiene du kan forvente fra et innkjøpsordresystem er:

• En digital godkjenningsprosess
• Sanntids kostnadskontroll
• Elektronisk varemottaksprosess
• Fakturautomasjon
• Sikker lagring og tilgangstyring

Så hvordan finner du det beste alternativet for deg?

1 – Start med målet

Hva er problemet du ønsker å løse og hva er de viktigste verdiene du forventer å få fra systemet? Eksempler kan inkludere å:

• Sikre tydelige avtaler med leverandørene dine (for å unngå misforståelser)
• Innføre en mer effektiv godkjenningsprosess
• Forbedre budsjettkontroll
• Oppnå en mer effektiv fakturabehandling
• Få en bedre likviditetsprognose.

Å liste opp kriteriene dine vil gjøre det mye enklere for deg å evaluere og finne den rette løsningen for selskapet ditt.

2 – Forstå hvem det er laget for

Forskjellige systemer er ofte opprettet med forskjellige målgrupper i tankene. Mens noen er designet for store selskaper, er andre opprettet for mindre selskaper.

Det samme gjelder for bransjer. Et system designet for en bransje kan ha veldig forskjellig funksjonalitet enn en annen. For eksempel kan det for prosjektbaserte selskaper være essensielt å håndtere budsjetter og kontantstrøm, mens for andre kan innkjøp ved hjelp av elektroniske kataloger være viktig.

Ofte er målgruppene presentert i en egen seksjon på hjemmesiden til selskapet, og ved å bruke denne kan du være sikker på at nåværende og fremtidige funksjoner er tilpasset kravene til din bransje.

3 – Omfang av arbeidsflyt

Mens noen innkjøpsordreløsninger begrenser seg til innkjøp, inkluderer andre også full automatisering av kjøp-til-betaling. Sørg for at du forstår funksjonalitetene til programvaren du evaluerer, slik at du kan være sikker på at målene dine kan oppnås.

I CostTracker kan du velge om du ønsker å begrense omfanget til innkjøp eller om du vil aktivere vår automatiserte fakturaløsning med maskinlæringsfunksjoner.

4 -Integrert vs. frittstående system

Så, hva betyr dette?

Frittstående betyr at du vil bruke programvaren som en separat programvare uten integrasjon med regnskapssystemet ditt.

Integrert betyr at du vil integrere enten direkte eller filbasert med regnskapssystemet ditt. På denne måten synkroniserer du vanligvis viktig masterdata fra regnskapssystemet ditt og poster transaksjoner mellom systemene. De fleste systemene leveres med forhåndsbygde integrasjoner som du enkelt kan aktivere. For deg er det viktig å sørge for at regnskapssystemet ditt er åpent for integrasjon hvis dette er foretrukket.

5 – Prøv det ut!

En flott ting er at du ofte kan prøve det ut i en gratis prøveperiode. Dette lar deg bli kjent med produktet og invitere andre brukere i organisasjonen din for å sikre at implementeringen av programvaren blir en suksess i selskapet ditt. Vi håper du finner dette nyttig i jakten på et nytt innkjøpssystem.

Se også: 10 viktige verdier du kan få med CostTracker

CostTracker er et enkelt, skybasert innkjøpssystem designet for små til mellomstore bedrifter. CostTracker gir kostnadskontroll i prosjektene og generelt forretningsdrift for hundrevis av bedrifter over hele verden. CostTracker kan integreres med de fleste regnskapssystemer, og du kan enkelt prøve det ut.