Hvordan sette opp budsjett i CostTracker

Da alle innkjøpsordre i CostTracker føres mot budsjett må du vite hvordan du setter det opp og hvilke felter som gjør hva. Dette forklarer vi nærmere her.

Forklaring på budsjettering i CostTracker

Budsjettering i CostTracker er nødvendig av flere grunner. Med en smart budsjettmodul så kan du enkelt følge opp dine budsjetter og prosjekter. Samtidig er budsjettet med på å styre godkjenningsprosessen.

Som illustrasjonen under viser så danner budsjettet første steg for godkjenning av innkjøpsordre. Den budsjettansvarlige er den som vil godkjenne innkjøpsordren så fremt den behøver en godkjenning.

Alle innkjøpsordre føres altså mot budsjett. Et budsjett må ha en budsjettansvarlig og denne budsjettansvarlig må være satt opp med rolle som godkjenner. I tillegg må alle budsjett være knyttet opp mot en avdeling.

I tillegg til at budsjettet styrer mye av godkjenningsflyten i CostTracker så får du også et suverent verktøy til å følge opp kostnadene lenge før fakturaene kommer. Dette skal vi vise deg hvordan du oppnår her.

Budsjett – oversikt

Velg tannhjulet øverst til høyre i skjermbildet ditt og klikk på «BUDSJETT» / «BUDGETS» i venstre meny. Da kommer du inn på hovedmenyen og ser alle budsjettene som er laget for ditt firma. I oversikten ser du også hvilken avdeling de hører til, hvem som er ansvarlig for budsjettet og hvem som har opprettet det.

Du ser du all informasjon knyttet opp mot budsjettet. Spesielt viktig er det hvem som er ansvarlig for budsjettet og hvilken avdeling. Du ser også om budsjettet er aktivt.

Her kan du også velge å legge inn et nytt budsjett, men da må du enten ha budsjettrolle eller være administrator. Kun administrator kan aktivere et budsjett. Ønsker du å redigere et eksisterende budsjett så klikker du helt til høyre for det aktuelle budsjettet på blyanten. Dersom du skulle ønske å lage et nytt budsjett så klikker du på «+ legg til nytt budsjett»

Legge inn et nytt budsjett

I hovedmenyen for budsjettene klikker du på «+ legg til nytt budsjett». Da åpner det seg et nytt vindu som du skal fylle ut.

Legge til budsjettkategorier

Du kan legge til flere budsjettkategorier på hvert enkelt budsjett. Når du foretar et kjøp kan du velge å føre ulike varer og tjenester mot ulike kategorier. Så vil forpliktelsene dine synliggjøres videre basert på din input. Når du setter opp et nytt budsjett og klikker lagre/save vil du se. Øverst til høyre her står det » + legg til ny kategori». Klikk her for å få inn budsjettkategorier

Deretter legger du inn kategoriene du ønsker å legge til med tilhørende beløp.

Dersom dine kategorier ikke summerer seg opp til samme beløp som totalbeløpet i budsjettet vil det resterende automatisk legge seg som ukategorisert.

Samme fremgangsmåte gjelder også dersom du skal inn og redigere et eksisterende budsjett.

Budsjettoppfølging

Til slutt skal vi se på hvordan du følger opp budsjetter i CostTracker. Du må da gå ut av innstillingene ved å klikke på «Tilbake» oppe i høyre hjørne. Merk at for at du skal kunne se budsjettene og hva som er ført mot de ulike budsjettene må du ha rollen Budsjett eller være administrator.

Når du har gått ut av menyen for innstillinger klikker du deg inn på «BUDSJETTER».  Her har du full oversikt over hva som er status på ditt budsjett.

I CostTracker kan du også gå helt ned i detaljene. Dersom du klikker deg inn på det aktuelle budsjettet så får du opp status per budsjettkategori. Videre derfra kan du klikke deg inn og se alle de aktuelle innkjøpsordrene som er ført på den aktuelle kategorien. Sånn at du til enkelt og greit kan finne svarene – raskt og effektivt.

Finner du ikke svar på det du lurer på?

Ta gjerne kontakt med oss på telefon +47 22 22 95 00 eller send oss en melding via kontaktskjemaet under. Vi kommer raskt tilbake til deg.