3-veis matching i CostTracker

En effektiv prosess for å sikre riktige betalinger

3 veis matching

Viktigheten av gode betalingsrutiner

Noen gang opplevd å betale en faktura som for høy? Det er mange årsaker til at dette kan skje. En avtalt rabatt kan være utelatt. Feil priser. Eller det kan være at du ikke har mottatt alle varene som er bestilt, men likevel fakturert.

Samtidig vet vi at antall svindelfakturaer øker og at dette ikke ser ut til å bremse. Hele 70% av alle norske bedrifter har mottatt falske fakturaer. Spesielt i ferietid tar dette seg opp. Vikarer anses som lettere bytte, og det kan raskt snike seg inn en falsk faktura i utbetalingene.

En for høy utbetaling til en leverandør kan man klare å få kreditert dersom man fanger det opp, men det krever unødvendig mye arbeid. Har du derimot betalt en falsk faktura vil det i de fleste tilfellene være tapte penger.

Økokrim konkluderer med at globalisering og økt digitalisering utgjør en trussel for norsk næringsliv. Det blir lettere å gjennomføre svindelforsøk. Av den grunn er det viktigere enn noen gang å ha gode rutiner for betaling.

falsk faktura

Hva er 3-veis matching?

3-veis matching er en prosess for å avdekke avvik relatert til utbetalinger. Vi ønsker å se at faktura er i henhold med bestilling. Samtidig vil vi kontrollere at vi har mottatt vare eller tjeneste som vi har bestilt. Ved avvik vil det være naturlig å motta kreditering før betaling.

3 dokumenter som vanligvis benyttes i en 3-veis matching er:

Innkjøpsordre

Innkjøpsordren er ditt dokument som viser hva som er avtalt levert fra leverandør.

I innkjøpsordren står både avtaleparter, beskrivelse av hva som er bestilt og hvilke betingelser som gjelder.

Samtidig utstedes det et innkjøpsordrenummer som er viktig for å kunne matche det mot leveranse og faktura.

Mottaksbekreftelse

Et mottak kan gjøres på både en vare og tjeneste. En bekreftelse på mottak kan for eksempel være en mottaksseddel som signeres ved leveranse av varer.

Eventuelle avvik på leveransen noteres på mottakstidspunkt. Slike avvik kan være feil antall levert, mangelfull kvalitet på leveranse eller for sen levering i forhold til avtale.

Alle avvik som kan være aktuelle for at du skal krediteres fra leverandør.

Faktura

Betalingsdokumentet for en vare eller tjeneste. En faktura skal inneholde mye av samme informasjon som du har på innkjøpsordren.

Skal gjenspeile avtale og hva som faktisk er levert.

​3-veis matching i CostTracker er enkelt og effektivt

Papirbaserte prosesser for 3-veis matching er ofte tungvint og tidkrevende, og det er mange rom for å gjøre feil.

Ved å benytte et innkjøpsordresystem skjer denne matchingen mye mer automatisert. Innkjøpsordren opprettes i systemet, og du markerer mottak og faktura i systemet og det matches automatisk.

Regnskapsfører har full oversikt over hva som er avtalt, og du kan gi føringer til hvordan fakturaer skal håndteres. Fakturagodkjenning blir unødvendig dersom alt stemmer i henhold til en godkjent innkjøpsordre som er levert i henhold til avtale. Dersom små avvik aksepteres kan dette avtales med din regnskapsfører.

Ved å innføre en digital prosess for 3-veis matching kan du oppnå følgende:

Kostnadsbesparelser

Sikrer at betaling skjer i henhold til avtale. Enkel tilgang til hva som er avtalt i innkjøpsordre samt oversikt på hva som er levert sikrer feil betaling. 

Svindelforsøk avdekkes mye lettere avdekkes med gode rutiner.

Tidsbesparelser

Digital opprettelse og flyt av innkjøp er mer effektivt enn manuelle rutiner. 

Er innkjøpsordre allerede godkjent forsvinner behovet for fakturagodkjenning. 


Full sporbarhet

Revisor ønsker ofte å se avtaler som ligger til grunn for utbetalinger. 

I et CostTracker kan du enkelt ta ut all relevant dokumentasjon. 



Vil du vite mer om CostTracker?

Ring oss på 22 22 95 00

-eller avtal en demonstrasjon av systemet ved å klikke på knappen under

>