Innkjøpsordre vs. kjøpsfaktura: Hva er forskjellen – og hvorfor du bør kunne forskjellen

Å forstå forskjellen mellom en innkjøpsordre (PO) og en faktura er nøkkelen til å bevare kontroll i innkjøpsprosessen. Selv om disse to dokumentene henger tett sammen, har de svært ulike formål. Her er en rask guide som forklarer forskjellen..

Hva er en innkjøpsordre?

En innkjøpsordre er et dokument utstedt av kjøper til leverandør, som beskriver intensjonen om å kjøpe varer eller tjenester. Den inneholder vanligvis:

• Ordrenummer
• Beskrivelse av varer og antall
• Avtalte priser
• Leveringsinstruksjoner
• Vilkår og betingelser

Når leverandøren aksepterer ordren, blir den en juridisk bindende avtale.

Hva er en faktura?

En faktura opprettes normalt av leverandøren etter at varer eller tjenester er levert. Det er en formell betalingsforespørsel, og inkluderer som regel:

• Referanse til innkjøpsordren
• Leverte varer og faktisk mengde
• Enhetspriser og eventuelle avgifter
• Totalt beløp og betalingsbetingelser

Viktige likheter

• Begge brukes i innkjøps- og regnskapsprosesser
• Begge beskriver produkter eller tjenester, mengder og priser
• Begge er viktige for dokumentasjon og revisjon

Viktige forskjeller

Hvorfor innkjøpsordre er viktige

Bruk av innkjøpsordrer hjelper prosjektbaserte virksomheter med å bevare kontroll. Fordelene inkluderer:

• Budsjettkontroll før du inngår forpliktelser
• Klare godkjenninger og ansvar
• Nøyaktig oppfølging av budsjettert vs faktisk kostnad
• Bedre prognoser og likviditetsplanlegging

Manuell prosess vs digital løsning

Å håndtere innkjøpsordrer manuelt via regneark eller e-post er tidkrevende og utsatt for feil. En digital plattform som CostTracker forenkler prosessen:

• Enkel opprettelse, godkjenning og administrasjon av POs
• Match fakturaer med innkjøpsordrer med kontroll over aktiviteter
• Sanntidssporing av kostnader på tvers av prosjekter

Avsluttende tanker

Mens en kjøpsfaktura dokumenterer hva som skal betales, definerer en innkjøpsordre hva som ble godkjent å bruke. Ved å bruke begge – i et system – får du den strukturen du trenger for økonomisk kontroll.

CostTracker gjør det enkelt å håndtere innkjøpsordre og fakturaer, og gir prosjektbaserte virksomheter full kostnadskontroll og bedre beslutningsgrunnlag.

Andre artikler som kan være av interesse:

Innkjøpsordre vs. innkjøpsrekvisisjoner

Gevinster ved å bruke et innkjøpsordresystem