Hvordan sikrer du en effektiv innkjøpsprosess for prosjekter i din bedrift

Du kan se på innkjøp som ryggraden til enhver vellykket prosjektgjennomføring. Dette er spesielt tydelig i bransjer som engineering og bygg- og anlegg, hvor en effektiv innkjøpsprosess ikke bare er ønskelig, men helt avgjørende for å holde tritt med konkurransen, sikre et godt rykte og ellers drive bedriften fremover. Med større kompleksitet i materialer og ressurser sammenlignet med innkjøp av penn og papir, øker risikoen og fallhøyden blir desto større. Du vil jo ikke gå på en smell. I denne artikkelen får du derfor utforske mer om hvordan din bedrift kan sikre en effektiv innkjøpsprosess som passer for deres behov

Helsesjekk: 10 kriterier for riktig valg av innkjøpssystem

Nøkkelen til effektiv ressursbruk  

Du kan sikkert forestille deg hva en velfungerende innkjøpsprosess bør inneholde. Gode avtaler, oppfølging og strategi for å nevne noen. Likevel ser vi stadig flere velkjente bedrifter møte utfordringer gang på gang. Hvorfor er det sånn?
Selv de beste kakebakere kan gå på en smell dersom ikke hvert trinn i oppskriften blir håndtert med omhu. Så hva er kjernekomponentene som avgjør om innkjøpsprosessen smidig eller ikke?

Her har du noen viktige punkter: 

1. Behovsavklaring og planlegging: Start med å tydeliggjøre budsjettet, definere leveranseomfanget/scope og identifisere de nødvendige ressursene. Dette legger grunnlaget for å navigere gjennom innkjøpsprosessen med klarhet og presisjon.
2. Evaluering av tilbud og leverandører: Når behovene er klare, er det viktig å evaluere tilbudene grundig. Dette inkluderer å vurdere leverandørenes kvalifikasjoner, referanser, og samsvar med ISO-sertifiseringer og kvalitetsmål.
3. Forhandlinger og betingelser: Etter å ha valgt leverandør, er det tid for forhandlinger om priser, betingelser og leveringstid. Tydelige avtaler og kontrakter er nøkkelen for å unngå misforståelser og uenigheter senere i prosessen.
4. Intern godkjenning: Før en bestilling plasseres, må den godkjennes internt i samsvar med bedriftens retningslinjer. Dette trinnet kan innebære flere ledd av godkjenning, avhengig av størrelsen på anskaffelsen.
5. Ordre plasseres: Når godkjenning er på plass, kan ordren plasseres med klare spesifikasjoner og betingelser, inkludert tekniske tegninger og eventuelle vilkår og betingelser som er avtalt.
6. Mottak og godkjenning: Etter at varen eller tjenesten er mottatt, må den inspiseres og godkjennes før leverandør kan fakturere. Dette sikrer kvalitet og samsvar med de opprinnelige spesifikasjonene. Det gir også mulighet til å håndtere eventuelle avvik, som for eksempel forsinket levering, ved å bruke avtalte tiltak som dagbøter eller andre kontraktbaserte reaksjoner.
7. Fakturering og matching: Til slutt må leverandørfaktura matches og kontrolleres mot mottak og innkjøpsordre (3-veis matching). Dette sikrer nøyaktighet og hjelper å unngå feil eller dobbeltfakturering.
8. Etterkontroll: Etter at hele prosessen er gjennomført, er det viktig å gjennomføre en etterkontroll for å evaluere resultatene. Dette bidrar til kontinuerlig forbedring av innkjøpsprosessen og kan identifisere eventuelle områder for forbedring til neste gang. 

Hvordan går det med innkjøpsprosessen i din bedrift? Følger du punktene over? Eller havner du fort i de typiske fallgruvene

Helsesjekk: 10 kriterier for riktig valg av innkjøpssystem

Utfordringer og muligheter 

Selv om trinnene over gir et overblikk over en ideell innkjøpsprosess, står bedrifter ofte overfor en rekke utfordringer som kan forsinke eller forstyrre prosessen. Noen av disse utfordringene inkluderer uklare bestillinger, lange ledetider, uformelle rutiner, og manglende integrasjon mellom ulike deler av prosessen. Kjenner du igjen noen av fallgruvene dere støter på? 

Det lettere sagt enn gjort å følge den perfekte oppskriften. Kanskje det finnes et system som kan gjøre hele prosessen enklere og fjerne et par kilo fra skuldrene.  

CostTracker er et verktøy som tilbyr en løsning for bedrifter som ønsker å forenkle sin innkjøpsprosess. Ved å integrere et slikt system i innkjøpsprosessen, kan du automatisere rutiner, redusere tid brukt på administrasjon, og sikre at alle involverte parter har fullstendig oversikt og visibilitet gjennom hele prosessen. Systemet tilbyr tydelige bestillinger, effektiv fakturahåndtering og en helhetlig tilnærming som kan bidra til å eliminere mange av de vanlige utfordringene bedrifter møter.  

Konklusjon 

For prosjektbaserte bedrifter innen bygg- og anleggssektoren, er en effektiv innkjøpsprosess en nøkkelkomponent for suksess. Ved å ta nødvendige forholdsregler, implementere klare strategier og benytte seg av innovative innkjøpsverktøy som CostTracker, kan du oppnå økt effektivitet, kostnadsbesparelser og bedre kontroll over innkjøpsprosessen. Investeringen i moderne løsninger som støtter opp om disse prinsippene, gir deg muligheten til å gjøre innkjøpsprosessen til en styrke, ikke en hindring, i prosjektgjennomføringen. 

Mulighetene er mange, men hvordan velger du riktig innkjøpssystem for deg, din bransje og dine typiske prosjekter?