8 måter du kan øke fortjenesten i prosjekter ved innkjøpsordre

innkjøpsordre Prosjekt
/

Har du noen gang gått i minus i prosjektene dine på grunn av skjulte kostnader eller uforutsette forsinkelser? Kostnadsoverskridelser og budsjettsprekker er dessverre kjente problemer for mange i byggebransjen. Faktisk er det sånn at hele 9 av 10 prosjekter overskrider budsjett, det viser en gjennomgang fra International Journal of Innovation, Management and Technology.

Men, når marginene er stramme, kan selv små forbedringer ha stor betydning for resultatet.

For å enklere forstå hvordan innkjøpsordre kan hjelpe deg med å øke fortjenesten din i prosjekter, deler vi dem opp i to kategorier: inntekter vs. kostander.

Hvordan sikre inntekter i prosjektet:

1.     Tydelig avtale med kunde
Ved å bruke innkjøpsordre kan du sikre klare avtaler med kunden. Når kunden benytter innkjøpsordre, er alle vilkår avklart. Det blir tydelig hva som inngår i prosjektet de bestiller, og hva som skal betales for. Dette gir deg bedre kontroll over inntektene i prosjektet.

2.     Gode rutiner for avvikshåndtering
Avvik eller endringer fra den opprinnelige innkjøpsordren eller avtalen bør alltid håndteres gjennom en endringsordre eller tilleggsordre. På denne måten sikrer du at den nye leveransen får egne betingelser, som er tydelig avklart med kunden.

3.     Fremdrift uten forsinkelser
Unngå dagbøter som kan påvirke inntektene dine ved å ha gode rutiner for å sikre fremdriften. Dette er spesielt viktig hvis du har underleverandører som skal levere i tide. Ved å inkludere kundens krav til dagbøter i din innkjøpsordre mot leverandør, kan du bruke dette som en sikkerhet for å unngå tapte inntekter.

4.     Lær av tidligere prosjekter
Ønsker du en enklere måte å unngå de samme feilene i hvert prosjekt? Ved å systematisk bruke innkjøpsordre i prosjekter, får du innsikt i hva som faktisk skjer, ikke bare hva som var planlagt. Du får en tydelig oversikt over leveranser og avvik, som hjelper deg med å justere estimater og ta smartere valg i fremtidige prosjekter. Hver innkjøpsordre bygger en kunnskapsbase som gjør at du kan unngå tidligere fallgruver og styrke prosjektledelsen din.

Kostnadssiden kan påvirkes ved:

1.      Forbedret forhandlingsposisjon
Sliter du med å få de beste avtalene med leverandørene? Når alle detaljer er dokumentert i innkjøpsordrene, gir det deg en bedre forhandlingsposisjon. Historikken fra tidligere innkjøpsordre, gjerne i et system, gir deg enda større forhandlingskraft. Lett tilgang på informasjon om både volumer og historiske priser forbedrer forhandlingsposisjonen ytterligere. Dette gir deg mulighet til å oppnå bedre priser, mer fleksible vilkår, og generelt bedre avtaler. Med en klar oversikt kan du også sammenligne tilbud og identifisere de mest verdifulle.

2.      Bedre kontroll og oversikt
Innkjøpsordrer gir deg bedre kontroll over prosjektets forpliktelser og minimerer risikoen for feilkjøp og dobbeltkjøp. Når flere som ser på ordrene før de sendes, får du en solid oversikt som hjelper deg med å evaluere og finne besparelser. Tydelig dokumentasjon gir deg full kontroll over hva som er bestilt og levert, og hjelper deg med å unngå negative overraskelser.

3.      Forebygging av skjulte kostnader
Ved å dokumentere detaljerte spesifikasjoner i innkjøpsordrene, får du en nøyaktig forståelse av hva du betaler for og hva som er avtalt. Dette gjør det lettere å oppdage og korrigere eventuelle avvik tidlig, slik at du unngår skjulte kostnader og sikrer at prosjektet holder seg innenfor budsjettet. Innkjøpsordre er også et kraftfullt verktøy for å holde oversikt over alle kostnadsforpliktelsene i prosjektet, slik at du unngår uventede fakturaer.

4.    Effektiv prosjektstyring
Er du lei av tidkrevende administrasjon og småfeil? Innkjøpsordre gjør prosjektstyring mer effektiv ved å samle all informasjon på ett sted. Dette sparer tid, reduserer risikoen for dobbeltbestillinger, og sikrer at alle har oversikten de trenger. En strømlinjeformet prosess hjelper deg med å holde prosjektet på sporet og sørger for en bedre flyt.

Prøv sjekklisten: 10 kriterier for riktig valg av innkjøpssystem

I tillegg er det også noen sentrale risikoelementer man kan dekke godt opp på begge sider ved bruk av innkjøpsordre i prosjekter:

Prisendringer
Sørg for at alle prisendringer er tydelig avtalt i innkjøpsordren, både med kunden og leverandøren. Dette gir deg en trygghet i at alle parter er enige om kostnadene og forhindrer uventede overraskelser.

Markedsmessige endringer
Innkjøpsordrer kan også brukes til å adressere store markedsendringer. For eksempel, avtaler kan inkludere håndtering av store valutasvingninger eller leveranseproblemer hos underleverandører. På den måten er både du og dine partnere beskyttet mot faktorer utenfor deres kontroll.

Oppsummering

Å navigere i byggebransjens stramme marginer kan være utfordrende, spesielt med risikoen for skjulte kostnader og budsjettoverskridelser. Som vi har sett, kan innkjøpsordre gi deg den oversikten og kontrollen du trenger for å forbedre både inntektssiden og kostnadssiden i prosjektene dine.

Vil du ta det neste steget mot mer effektive og lønnsomme prosjekter? Prøv sjekklisten for å velge riktig innkjøpssystem og se hvordan du kan optimalisere innkjøpsprosessene dine.

 

previous post
Innkjøpsordre vs. innkjøpsrekvisisjoner
Man in warehouse dealing with purchase orders
next post
Slik velger du riktig innkjøpssystem for dine prosjekter
Engineer drafting blueprints using software.

Related articles

/
innkjøpsordre

Slik velger du riktig innkjøpssystem for dine prosjekter

Som leder har du sikkert erfart hvordan manglende kontroll i innkjøpsprosessen kan føre til budsjettoverskridelser, forsinkelser og redusert kvalitet....

January 16, 2025

post-link-arrow
/
innkjøpsordre

Innkjøpsordre vs. innkjøpsrekvisisjoner

Har du noen gang funnet deg selv i en situasjon der innkjøpsprosessen i prosjektet ditt blir en flaskehals? Kanskje...

September 10, 2024

post-link-arrow
/
innkjøpsordre

7 fordeler engineeringsselskaper har av å benytte innkjøpsordresystem

Å holde styr på innkjøp kan være stressende. Excel-ark og Word-dokumenter blir fort til et rot av tall og...

July 8, 2024

post-link-arrow