7 fordeler engineeringsselskaper har av å benytte innkjøpsordresystem

Å holde styr på innkjøp kan være stressende. Excel-ark og Word-dokumenter blir fort til et rot av tall og notater, og du ender opp med å kaste bort verdifull tid på å jage informasjon. Men hva om det fantes en løsning som kan gi orden i kaoset og frigjøre deg fra tidkrevende administrasjon. Innkjøpsordresystemer har blitt en viktig ressurs for å sikre effektivitet og nøyaktighet i innkjøpsprosessen.

«…virksomheter som benytter et innkjøpsordresystem er mer effektive, enn virksomheter som ikke gjør det» – PWC (2023) 

Men hvilke fordeler kan du oppnå? Kan du spare tid, forbedre kvaliteten og øke sikkerheten? I denne artikkelen ser vi nærmere på hvilke fordeler du kan dra nytte av ved å ta i bruk et slikt system.

Dine fordeler:

1. Du sparer tid 

• Du ønsker å sikre en smidig prosjektgjennomføring og sunn økonomistyring. Tar du i bruk et innkjøpssordresystem kan du spare tid i alle ledd:
• Du sparer tid på datainnlegging:
• Automatisering av datainnlegging og elektronisk godkjenning reduserer manuelt arbeid og frigjør verdifull tid.
• Du sparer tid på intern godkjenning:
• Elektronisk godkjenning forenkler og fremskynder intern godkjenning.
• Du sparer tid på å ha kontroll på tidligere bestillinger eller utestående:
• Ved å ha full oversikt over tidligere bestillinger, utestående forpliktelser og fakturabehandling, kan du unngå overskridelser og holde prosjektkostnadene innenfor budsjettet.
• Du sparer tid på fakturabehandling
• Enkel og rask godkjenning av fakturaer direkte i systemet, noe som reduserer behovet for manuelt arbeid og papirarbeid.
• Du sparer tid på budsjettoppfølging (mer om dette nedenfor)
• Et innkjøpsordresystem gir deg kontinuerlig innsikt i budsjettoppfølgingen, slik at du kan overvåke forbruket, identifisere potensielle risikoer og gjøre nødvendige tiltak i tide.
• Ved å la samhandling rundt innkjøp skje i innkjøpsordresystemet har alle tilgang på samme informasjon til enhver tid. 

Helsesjekk: 10 kriterier for riktig valg av innkjøpssystem

2. Du opptrer profesjonelt

Med et pålitelig innkjøpssystem på plass, står du sterkere i forhold til fremtidige samarbeid, kunder og ovenfor konkurrentene dine. Når du håndterer utfordringer på en profesjonell måte, viser du ikke bare din evne til å håndtere vanskelige situasjoner, men også din dedikasjon til å levere resultater av høy kvalitet. Ved å ha verktøyene og informasjonen du trenger tilgjengelig, kan du trygt ta fatt på nye oppgaver og møte utfordringer med tillit og selvsikkerhet. Dette opprettholder ikke bare effektiviteten og kvaliteten i arbeidet ditt, men bidrar også til å styrke tilliten til deg som en pålitelig og kompetent profesjonell aktør. Og det er et rykte du vil ha på deg! 

3. Du får bedre kontroll 

All informasjon er samlet ett sted, noe som er avgjørende for å være effektiv. Du kan bestemme nøyaktig hvem som får lov til å se, endre og godkjenne data i systemet. Du har full oversikt over hvem som har gjort hva, inkludert hvem som gjorde mottaket av varer eller tjenester. Dette gir økt kontroll og gjør det enklere å håndtere eventuelle spørsmål eller utfordringer som måtte oppstå i innkjøpsprosessen.  

I et innkjøpsordresystem kan du legg til viktig data relatert til behandling av faktura. For eksempel konto, avdeling og prosjekt, samt detaljer om viderefakturering eller kostnadsbehandling. Disse opplysningene kan legges til som felter eller kommentarer knyttet til innkjøpsordren, slik at all relevant informasjon er samlet på ett sted. 

4. Du unngår å bli personavhengig 

Med systemet på plass slipper du å være avhengig av den interne IT-eksperten eller å måtte huske hva som er sendt fra den enkeltes e-post.
Alle har tilgang til oppdatert informasjon i innkjøpssystemet, noe som sikrer jevn drift uavhengig av enkeltpersoners tilgjengelighet eller kunnskap. Dette gir trygghet og effektivitet i arbeidet, og frigjør tid og ressurser som kan brukes på andre viktige oppgaver. 

5. Du får budsjettoppfølging i sanntid 

I en prosjektbasert bedrift spesielt innen engineering er tiden knapp, og det er avgjørende å ha full oversikt over budsjettoppfølgingen. Med et innkjøpsordresystem får du denne kontrollen i sanntid. 

Du har alltid et oppdatert bilde av de planlagte kostnadene, slik at du kan ta raske og informerte beslutninger. Dette gjør det mulig for deg å oppdage potensielle utfordringer tidlig, slik at du kan ta nødvendige tiltak. Da blir det også enklere å holde deg innenfor budsjettet. 

I stedet for å oppdage uforutsette kostnader når fakturaen ankommer, kan du gjennomføre godkjenning og kontroll FØR innkjøpet skjer. Dette gir deg muligheten til å forhandle om pris, utforske alternativer og vurdere viderefakturering av kostnader, slik at du kan unngå ubehagelige overraskelser senere. 

Samtidig sikrer systemet at innkjøpsordrer matcher fakturaer, noe som sparer tid på rapportering og gir deg mer tid til å være proaktiv med budsjettoppfølgingen.

6. Du øker sikkerheten 

Bruker du verktøy som Excel og Word? Det kan være sårbart og tidkrevende å holde styr på alt. For eksempel oppdatering av innkjøpsordrenummer, endring av adresser og annen viktig informasjon.  

I et innkjøpsordresystem blir dette ivaretatt ved at innkjøpsordrenumre tildeles automatisk, og informasjonen blir automatisk oppdatert og obligatoriske felt blir ivaretatt. 

Det strukturerer avtalene for å minimere risikoen for feil og misforståelser, og gir rask oversikt over kostnader og forpliktelser. Med 3-veis matching mellom innkjøpsordre, mottak og faktura, sikres nøyaktighet og samsvar mellom bestilling og betaling. 

Og med ekstra sikkerhetstiltak som to-faktor-autentisering og regelmessige sikkerhetskopier, kan du være trygg på at dine verdifulle data er godt beskyttet selv i de mest krevende prosjektene. 

 7. Du får bedre kvalitet 

For deg som jobber med prosjekter er pålitelighet og effektivitet avgjørende. 

Og med et innkjøpsordresystem blir kvalitetskontroll, inkludert ISO-sertifisering, grundig implementert og dokumentert. Dette sikrer en konsekvent høy standard i produktene eller tjenestene du leverer. 

Du har ikke tid til å bekymre deg over tidskritiske leveranser. Med et system som sikrer at leveransene kommer i tide og oppfyller dine krav til kvalitet, kan du opprettholde et sterkt omdømme og ha fornøyde kunder.  

Konklusjon 

Et innkjøpssordresystem er ikke bare et verktøy, det er en nøkkel til økt effektivitet, bedre kontroll og høyere kvalitet i arbeidet ditt. Ved å ta i bruk et slikt system, frigjør du tid og ressurser som kan brukes på det som virkelig betyr noe: å levere høy kvalitet samtidig som du opprettholder tilliten som en pålitelig og profesjonell aktør.